1. Aplikasi Pengolah Kata Aplikasi
pengolah kata Word Processing adalah penggunaan peralatan elektronik
yang otomatis dapat melakukan beberapa tugas sekaligus yang diperlukan
untuk membuat dokumen baik di ketik dan kemudian mencetak dokumene
tersebut.
Word Processing memberikan pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan
kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif
untuk diberikan kepada orang lain. Dengan kata lain word processing
adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis dapat melakukan
banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik,
dicetak maupun dikirim menggunakan email.
Jenis aplikasi pengolah kata yang sering digunakan pada keseharian
pembuatan dokumen kantor adalahMs. Word. namun aplikasi ini merupakan
aplikasi yang berbayar. Sedangkan aplikasi pengolah kata yang dapat
digunakan secara gratis adalah Libre.
2. Surat Elektronik (e-mail)
Surat elektronik atau yang sring dikenal dengan E-mail adalah pengiriman
file hasil ketikan menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan para
pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan
terminal komputer dan alat penyimpanan.
Terdapat 2 jenis email yang sering digunakan secara umum, dan kedua
jenis email tersebut dapat digunakan secara gratis, email tersebut
berekstensi @gmail dikeluarkan oleh Google, dan @ymail yang dikeluarkan
oleh Yahoo.
Silahkan baca Kekurangan dan Kelebihan Email
3. Voice Mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan
mengucapkannya dalam telephone. Telepon juga digunaka untuk mengambil
pesan yang telah dikirimkan. Perbedaanya bahwa anda hanya mengirimkan
pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan
mengetiknya. Dan anda menggunakan telepone untuk memanggil pesan yang
telah dikirimkan kepada anda.
Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio
dalam bentuk digital, kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio
ketika dipanggil.
4. Kalender Elektronik
Kalender elektronik menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan
memangil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik
bersifat khusus diantara aplikasi perkantoran karena ia hanya menyusun
terjadinya komunikasi bukan sebagai media komunikasi.
Cara kerja kalender elektronik mirip seperti organizer. Manajer atau
sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan
menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard.
5. Konfrensi Audio (Audio Confrencing)
Konfrensi audio adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuat komunikasi audio diantara orang-orang yang tersebar secara
geografis dengan tujuan melaksanakan konfrensi. Telepon Konfrensi
merupakan bentuk pertama dan masih digunakan. Konfrensi audio tidak
memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi 2 arah
semisal telepon dan handphone. Keuntungan konfrensi audio adalah sebagai
berikut:
• Biaya peralatan yang diperlukan untuk konfrensi audio tergolong standar
• Orang-orang merasa nyaman berbicara di telepon
• Konfrensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat
6. Konferensi Video
Konfrensut video adalah penggunaan peralatan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis.
Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seiring
perkembangan waktu konfrensi video dapat dilakukan oleh komputer dengan
biaya yang murah. Aplikasi yang dibutuhkan untuk konfrensi Video
menggunakan komputer dengan koneksi internet adalah Skype.
7. Faxsimile
Fax merupakan singkatan dari Facsimile transmision, merupakan penggunaan
peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung
saluran komunikasi dan membuat salinan pada ujung lainnya. Saluran
komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa. Fax
berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada
anggota tim lain dengan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis
mereka.
Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan oleh fax. Fax sangat mudah
diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi
sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatan fax tidak sulit.
Baca juga Cara Menggunakan Faximile
8. Slide Presentase
Slide presentase adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan
tampilan materi yang dapat berupa gambar, kata, suara, maupun audio
visual yang ditampilkan dalam bentuk slide. Aplikasi yang sering
digunakan untuk menampilkan slide presentase adalah Ms. Power Point.
Slide presentase ini sangat efektif sekali untuk menunjang pegawai
dalam melakukan presentase.
9. Pencitraan (Imaging)
Beberapa perusahaan memiliki volume dokumen yang besar sehingga mereka
harus menyimpan dalam file agar informasi dapat dipanggil atau
didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai
penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka dapat digunakan aplikasi yang
dapat menyimpan dokumen fisik menjadi dokumen digital (file) dengan
menggunakan Scanner.
Dengan menggunakan scanner maka dokumen fisik yang dapat memakan tempat
penyimpanan yang cukup luas, dapat diganti menjadi dokumen bersifat
digital (file). Mesin scanner dihubungkan dengan komputer, mesin ini
memindai dokumen yang diletakkan pada mesin tersebut kemudian memindai
men-scan nya lalu merubah kedalam bentuk digital. Jika sewaktu-waktu
memerlukan dokumen tersebut, pegawai dapat mencetaknya menggunakan
printer.
10. Aplikasi Pengolah Angka
Aplikai pengolah angka merupakan aplikasi yang paling sering digunakan
setelah aplikasi pengolah kata pada otomatisasi perkantoran. Aplikasi
pengolah angka memudahkan akuntan dalam membuat perhitungan-perhitungan
keuangan dengan mudah, sehingga meminimalkan kesalahan dalam pembuatan
laporan keuangan.
Aplikasi pengolah angka yang paling banyak digunakan adalah Ms. Excel
yang merupakan saudara Ms. Word. Dan kedua aplikasi ini merupakan
aplikasi berbayar. Sedangkan untuk aplikasi yang gratis dapat pula
menggunakan aplikasi Libre.
Home » otomatisasi perkantoran » Jenis-Jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor.
Materi Aplikasi Komputer STIE GANESHA
Rokhmanpermadi.wordpress.com
